Roczny Plan Kontroli - 2016 r.

Roczny Plan Kontroli - 2015 r.

Podpisując Umowę o dofinansowanie Beneficjent zobowiązuje się poddać kontroli, czy sposób, w jaki prowadzi projekt (inwestycję) jest zgodny z tym, co przewiduje umowa.

I. System kontroli realizacji projektów w ramach komponentu I i II SPPW

Kontrola realizacji projektów w ramach Projektu nr KIK/57 komponent I i II przeprowadzana jest zgodnie z harmonogramem ujętym w Rocznym Planie Kontroli, sporządzanym corocznie i aktualizowanym co 6 miesięcy. Zatwierdzony Roczny Plan Kontroli oraz jego aktualizacje są zamieszczane na stronie internetowej Projektu nr KIK/57. Kontrola projektu na miejscu realizacji jest poprzedzona badaniem przez Zespół Kontrolujący treści dokumentów złożonych przez danego Beneficjenta, do których należą m.in.:

• wniosek o dofinansowanie projektu;

• umowa o dofinansowanie projektu, wraz ze wszystkimi aneksami;

• wnioski Beneficjenta o płatność oraz raporty okresowe, roczne, z zakończenia realizacji;

• wyniki poprzednich kontroli.

Zawiadomienie o kontroli jest wydawane przez Dyrektora/Zastępcę Dyrektora Wydziału Polityki Społecznej ŚUW w imieniu Wojewody Świętokrzyskiego i przesyłane faksem, pocztą elektroniczną i pocztą tradycyjną za zwrotnym potwierdzeniem odbioru do jednostki kontrolowanej na co najmniej 5 dni roboczych przed rozpoczęciem kontroli.

Realizacja czynności kontrolnych w siedzibie Beneficjenta/na miejscu realizacji projektu

Przed rozpoczęciem czynności kontrolnych na miejscu realizacji projektu/siedzibie Beneficjenta Zespół Kontrolujący okazuje stosowne upoważnienia i legitymacje służbowe albo dowody osobiste. Zespół Kontrolujący przeprowadza kontrolę w oparciu o listę sprawdzającą do kontroli na miejscu, w zakresie zgodnym z programem kontroli i upoważnieniem do przeprowadzenia kontroli.

Zespół Kontrolujący SPPW dokonuje ustaleń stanu faktycznego między innymi na podstawie przedstawionych przez jednostkę kontrolowaną oryginałów dokumentów, a w razie konieczności zwraca się o sporządzenie kopii potwierdzonych za zgodność z oryginałem lub samodzielnie tworzy kopie tych dokumentów poświadczając je za zgodność.

Zespół Kontrolujący SPPW ma prawo żądania od pracowników jednostki kontrolowanej ustnych oraz pisemnych wyjaśnień, wglądu we wszystkie dokumenty i systemy informatyczne związane z realizacją projektu, swobodnego poruszania się i wstępu do miejsc związanych z realizacją projektu z zachowaniem odpowiednich przepisów (bhp, tajemnica ustawowo chroniona).

Po zakończeniu czynności kontrolnych w siedzibie Beneficjenta/miejscu realizacji projektu, w terminie 14 dni roboczych Zespół Kontrolujący opracowuje w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach Sprawozdanie z Kontroli – wersja wstępna – jeden egzemplarz dla Instytucji Realizującej i jeden dla kierownika jednostki kontrolowanej. W sytuacji, gdy sporządzenie Sprawozdania (...) wymaga dodatkowych wyjaśnień, termin na przygotowanie sprawozdania zostaje przedłużony, o czym kierownik jednostki kontrolowanej jest niezwłocznie informowany.

Kierownik jednostki kontrolowanej lub osoba przez niego upoważniona w terminie 7 dni roboczych od dnia doręczenia Sprawozdania z Kontroli – wersja wstępna może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń i wniosków w nim zawartych albo przekazać informację o braku uwag i zastrzeżeń. W przypadku przekroczenia w/w terminu Instytucja Realizująca może odmówić rozpatrzenia zgłoszonych uwag i zastrzeżeń. Zgłoszone zastrzeżenia, rozpatrywane są w terminie 7 dni roboczych od dnia ich doręczenia. W uzasadnionych przypadkach Zespół Kontrolujący może przeprowadzić dodatkowe czynności kontrolne w celu ustalenia zasadności uwag i zastrzeżeń zgłoszonych przez Beneficjenta zgodnie z procedurą obowiązującą dla przeprowadzenia kontroli.

Sprawozdanie z Kontroli – wersja ostateczna jest sporządzane w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach i przesyłane do kierownika jednostki kontrolowanej.

Wydział Polityki Społecznej ŚUW działając jako Instytucja Realizująca monitoruje sposób wdrożenia zaleceń przez jednostkę kontrolowaną, a w uzasadnionych przypadkach może przeprowadzić weryfikację wykonania zaleceń pokontrolnych w drodze kontroli doraźnej.

Kontrola doraźna (ad hoc) realizacji projektów w ramach SPPW

W sytuacji, gdy Instytucja Realizująca (Wydział Polityki Społecznej ŚUW) uzyska informację o wystąpieniu lub podejrzewa wystąpienie nieprawidłowości związanej z realizacją projektu może przeprowadzić kontrolę doraźną, nieujętą w Rocznym Planie Kontroli. Celem kontroli w tym trybie jest przede wszystkim zweryfikowanie informacji o nieprawidłowości oraz ustalenie sposobu dalszego postępowania w przypadku potwierdzenia wystąpienia nieprawidłowości. Beneficjent jest informowany o terminie kontroli doraźnej na 2 dni robocze przed przeprowadzeniem czynności kontrolnych. Procedura przeprowadzenia kontroli doraźnej przebiega zgodnie z procedurą prowadzenia kontroli planowej.

 Roczny plan kontroli  -2014 r.